TenStep

TenStep® proces upravljanja projektima – Kratki osvrt

Upravljanje projektima se odnosi na definiciju i planiranje te zatim slijedno upravljanje, kontrolu i zaključenje projekta. Važno je prepoznati da svi projekti trebaju neku razinu upravljanja projektom. Što je projekt veći i složeniji, to je veća potreba za formalnim, standardnim, strukturiranim procesom. Manji projekti i dalje trebaju strukturirani proces, ali on ne treba biti tako elaboriran ili tako složen. Očigledno postoje troškovi angažmana povezani sa upravljanjem projektom, ali postoje mnoge dobiti koje su također pridobivene. Ove dobiti daleko nadilaze troškove.

TenStep proces upravljanja projektima je dizajniran da osigura potrebne informacije za uspješno upravljanje svih vrsta projekata. On sadrži informacije koje trebate da bi bili uspješni voditelj projekta, uključujući korak po korak pristup, započinjući sa osnovama postajući sve sofisticiraniji koliko je potrebno za vaš pojedini projekt. TenStep je fleksibilna i skalabilna metodologija za upravljanje poslom kao projektom. Osnovna filozofija je „velika metodologija za velike projekte, mala metodologija za male projekte“. TenStep vam pokazuje što trebate znati za upravljanje projektima svih veličina.

TenStep model sadrži dva prikaza – Ten Step prikaz i prikaz grupa procesa.

TenStep® prikaz

TenStep proces upravljanja projektima je podijeljen u deset koraka, prva dva za definiranje i planiranje te slijedećih osam za upravljanje i kontroliranje posla. Ovi koraci su kako slijedi:

1.0 Definiranje posla. U ovom koraku, voditelj projekta troši vrijeme definirajući posao kako bi osigurao da projektni tim i kupac imaju zajedničko shvaćanje projekta, uključujući što će on isporučiti, kada će biti dovršen, koliko će koštati, tko će napraviti posao, kako će posao biti napravljen i koje će biti dobiti.

2.0 Izrada rasporeda i proračuna. U ovom koraku, izrađen je raspored projekta. Raspored je vitalni alat za osiguranje da projektni tim zna što treba raditi.

3.0 Upravljanje rasporedom i proračunom. Sada morate upravljati rasporedom i osigurati da on predstavlja trenutni status projekta. Raspored bi trebao biti držan ažurnim i uvijek bi vam trebao govoriti koliko je posla preostalo.

4.0 Upravljanje predmetima. Mnogi problemi iskrsnu i budu brzo riješeni. Kako god, „predmet“ naraste kada problem sprječava napredak projekta i ne može biti riješen od strane voditelja projekta i projektnog tima bez pomoći izvana. Upravljanje predmetima je jedan od osnovnih TenStep procesa i on je vještina koja svim voditeljima projekata mora biti glavna vještina.

5.0 Upravljanje promjenama. Kaže se da je „promjena“ jedina konstanta u svijetu. Vi možete napraviti savršene planove, ali oni ne mogu uračunati svaku potencijalnu promjenu koja se može pojaviti. Što je duži vaš projekt, to je vjerojatnije da ćete imati posla sa promjenama. 

6.0 Upravljanje komunikacijom. Pravilno komuniciranje na projektu je kritični faktor uspjeha za upravljanje očekivanjima klijenata i interesnih sudionika

7.0 Upravljanje rizicima. Rizici se odnose na buduće uvjete ili okolnosti koje postoje van kontrole projektnog tima, a imati će nepovoljan utjecaj na projekt ako se pojave. Uspješni voditelji projekata pokušavaju riješiti potencijalne probleme prije nego se oni pojave. To je umjetnost upravljanja rizicima.

8.0 Upravljanje ljudskim resursima. Najbolji voditelji projekata rade dobar posao upravljajući procesima upravljanja projektom te povrh toga rade dobar posao okupljajući, razvijajući i upravljajući projektnim timom.

9.0 Upravljanje kvalitetom. Namjena upravljanja kvalitetom je prvo razumjeti stvarna očekivanja kupca u smislu kvalitete i zatim postaviti proaktivni plan i proces za ispunjenje ovih očekivanja.

10.0 Upravljanje metrikom. Metrika se koristi za prikupljanje kvantitativnih podataka za donošenje odluka i može vam reći da li ispunjavate očekivanja. Metrika se također prati tokom vremena kako bi osigurala indikaciju da li postoje zabrinjavajući trendovi koji trebaju biti adresirani.

TenStep® prikaz grupa procesa

TenStep proces upravljanja projektima sadrži dva prikaza. Drugi prikaz je prikaz grupa procesa u kojem je isti sadržaj mapiran u model sličan PMBOK® vodiču. Ovaj prikaz sadrži isti sadržaj kako slijedi ispod.

1.0P Inicijalizacija projekta
TenStep proces upravljanja projektima opisuje kako proaktivno planirati i upravljati projektima. Kako god, ovo pretpostavlja da postoji projekt sa kojim se počinje. Svaka organizacija ima postavljene procese za identifikaciju i autorizaciju projekata.

2.0P Planiranje projekta
Proces inicijalizacije potvrđuje da je projekt spreman za početak. Kako god, vi niste spremni za stvarni početak izvršenja projekta i gradnju isporuka. U ovom trenutku vi ne znate isporuke, potrebne resurse, vremenski okvir, raspored, rizike, itd. Prije nego započnete izvršenje, prvo morate planirati. Vi morate planirati na “dovoljnoj” razini kako bi bili sigurni u uspjeh.

3.0P Izvršenje projekta
Nakon što je projekt isplaniran vrijeme je za početak izvršenja životnog ciklusa projekta. U ovom trenutku, dva procesa iz grupe procesa upravljanja projektima dolaze u prvi plan za upravljanje projektom. Neki od ovih procesa su klasificirani kao “izvršenje” a neki su klasificirani kao “motrenje i kontrola”. Najveća razlika je da su procesi izvršenja oni koje proaktivno provodi voditelj projekta.

4.0P Motrenje i kontrola projekta
Drugi proces upravljanja projektima koji se pojavljuje kako projekt napreduje je “motrenje i kontrola”. Ovaj set procesa je više reaktivan. Vi prvo napravite temeljni plan i zatim motrite projekt kako bi detektirali promjene temeljnog plana. Kada detektirate promjene, vi poduzimate akcije.

5.0P Zatvaranje projekta
Kao što je važno službeno inicirati projekt, također je važno uspješno zatvoriti projekt. Vrijednost postojanja planiranog završetka projekta je u korištenju svih informacija i iskustva prikupljenih kroz projekt.

TenStep proces sadrži sve ovo i mnogo više. Postoji obilje sadržaja koji je raspoloživ besplatno i mnogo više uključujući predloške, dijagrame toka i materijale za obuku koji su raspoloživi za licencirane korisnike.