3.0 Upravljanje rasporedom i proračunom

(3.0.P1)

U koraku 1 imate definirani posao, (povelju projekta, plan upravljanja projektom) i isplanirano kako ćete dovršiti posao (raspored i  proračun projekta). Sada morate upravljati rasporedom i proračunom kako bi osigurali da projekt završi do krajnjeg roka i unutar proračuna.

Raspored bi trebao predstavljati vaše “najbolje nagađanje” kako dovršiti preostali posao za bilo koji trenutak u vremenu. Što je složeniji vaš projekt, biti će zahtijevano više promjena u vremenu za vaše “najbolje nagađanje”. Zbog toga je upravljanje rasporedom projekta tako važna vještina upravljanja projektom. Voditelj projekta mora evaluirati raspored na tekućoj osnovi (tjedno) i odrediti trenutno stanje projekta. Na osnovu trenutnog stanja projekta i vašeg trenutnog razumijevanja preostalog posla, vi trebate ponovo iscrtati kurs koji će omogućiti da posao bude dovršen unutar originalnog proračuna i krajnjeg roka.

Za većinu projekata, raspored treba biti pregledan na tjednoj osnovi. Tokom ovog pregleda, voditelj projekta ažurira raspored sa trenutnim stanjem posla koji je dovršen ili je u tijeku. Preostali posao bi trebao biti evaluiran kako bi se vidjelo da li će projekt biti dovršen unutar originalnih procjena angažmana, troškova i trajanja. Ako može, vi ste u dobrom položaju. Ako ne može, voditelj projekta mora implementirati korektivne akcije.

Od svih zahtijevanih vještina za upravljanje projektom, upravljanje rasporedom je možda najosnovnija. Ovisno o dinamici projekta, voditelj projekta je stalno u poziciji korištenja svoga iskustva i kreativnosti kako bi dovršio projekt unutar očekivanja.
Jedan tjedan projekt je na trasi. Slijedeći tjedan, imate pridruženja posla koja kasne i novootkrivene predmete. Ako aktivnost na kritičnom putu kasni jedan tjedan, voditelj projekta ne može besposleno sjediti i dopustiti da cijeli projekt kasni jedan tjedan. Umjesto toga, on mora evaluirati raspoložive resurse i opcije za vraćanje projekta nazad na trasu. Ako ste dobri u tome, upravljanje rasporedom može biti jedan od najizazovnijih i najkorisnijih aspekata upravljanja projektom. Ako nemate smisao za detaljni posao koji je zahtjevan, ustanoviti ćete da je jako teško biti uspješan voditelj projekta.

Iniciranje i zatvaranje projekta (3.0.P2)

Raspored projekta je centralna točka koordinacije za upravljanje i kontrolu projekta. Nakon što je projekt definiran i isplaniran, stvarno izvršenje projekta može započeti i isporuke projekta mogu biti izrađene. Ovaj posao se također zove životni ciklus projekta. Životni ciklus projekta je zaokružen sa dva događaja – inicijalnim sastankom projekta za službeni početak izvršenja projekta i setom aktivnosti zatvaranja projekta za službeni kraj projekta. (Za više detalja pogledajte 3.1A.3.1 Iniciranje projekta i 90.0 Zatvaranje projekta)

Integriranje projekta i procesa upravljanja projektom (3.0.P3)

Raspored je žarišna točka upravljanja projektom i svi procesi upravljanja projektom su integrirani u raspored. Trebali biste imati aktivnosti i vrijeme alocirano u vašem rasporedu za komuniciranje, upravljanje obuhvatom, ažuriranje rasporeda i sve ostale aktivnosti upravljanja projektom. Integracija se pojavljuje kada se procesi upravljanja projektom međusobno dodiruju, kao i kada se preklapaju aktivnosti upravljanja projektom i aktivnosti životnog ciklusa projekta.