1.0 Definiranje posla

Koliko ste puta čuli ili bili uključeni u projekt koji je propao? Ili to možda jednostavno nije bio uspješan projekt koliko je trebao biti. Jeste li ikad potrošili vrijeme tražeći grešku koja je prouzročila da sve pođe po zlu? Ako je to slučaj, vjerojatno je da ste rekli da je trebalo kvalitetnije provesti postupak planiranja. 

Većina projekata ima dogovorene krajnje rokove, a čini se kao da rokovi postaju sve kraći i kraći. Ugovaranje rokova koji su agresivno kratki prisiljava voditelja projekta da započne projekt što je  ranije moguće. Kako god, prije nego što započne posao projekta, potrebno je provesti okvirni postupak planiranja, kako bi se osiguralo zajedničko razumijevanje i slaganje oko poslova projekta. To nije izgubljeno vrijeme ili suvišni posao. To je vrijeme u kojem voditelj projekta osigurava da projektni tim i klijent stvore zajedničku percepciju rezultata projekta, vremena kad će projekt biti završen, koliko će koštati, tko će obavljati posao i na koji način.

Na kraju složenog projekta koristi koje donosi planiranje mogu biti očigledne.
Ali te koristi potrebno je poznavati i unaprijed. Na visokoj razini te koristi uključuju:

• Postizanje zajedničkog shvaćanja i slaganja sponzora i projektnog tima oko projektnih ciljeva, isporuka, obuhvata, rizika, troškova, koncepta, itd. To osigurava da se projektni tim i sponzor slažu oko zahtijevanog posla.
• Određivanje valjanosti originalne poslovne studije. Kada je projekt bio inicijalno odobren, troškovi projekta i trajanje su vjerojatno procijenjeni na visokoj razini – možda do  ± 50%. Sada kada projekt započinje, procjenu bi trebalo ponovo potvrditi kako bi bili bliže ± 10%. Ovo dodatno usavršavanje može rezultirati većom procjenom nego prije i ovi veći brojevi mogu poslovnu studiju učiniti neatraktivnom. Na primjer, projekt koji zahtjeva 10.000 radnih sati može imati poslovnog smisla. Ako detaljniji postupak planiranja rezultira s točnijom procjenom od 20.000 radnih sati, projekt možda više  neće imati poslovnog smisla.
• Osiguravanje raspoloživosti resursa kada oni budu potrebni. Ovo je rezultat izrađivanja  rasporeda projekta sa pridruženim resursima.
• Osiguravanje temeljnog plana visoke razine na osnovu kojega može biti uspoređen napredak. Ovo je rezultat izrađivanja miljokaza na vremenskoj skali na osnovu detaljnijeg rasporeda.
• Potvrđivanje procesa, korištenih za upravljanje projektom, unaprijed sa klijentom.
  Procedure za upravljanje projektom ne bi trebale biti iznenađenje. O njima bi trebalo prodiskutirati i unaprijed ih dogovoriti sa klijentom i članovima tima.

Trebalo bi imati smisla da manji projekti traže kraći ciklus planiranja, a veliki projekti duži ciklus planiranja. Angažman koji je potreban za definiranje posla ovisi o količini informacija i razini detaljnosti koju treba razumjeti i dokumentirati. Potrebno trajanje definiranja posla ovisi o dužini potrebnog trajanja za pronalaženje i dokumentiranje informacija, kao i o potrebnom trajanju pridobivanja suglasnosti i odobrenja od strane klijenta.

Ponekad je voditelj projekta izložen frustracijama zbog teškoća oko postizanja konsenzusa sa klijentom u vezi obuhvata, rokova i troškova projekta. Ali upravo je to razlog zbog kojeg se taj dio posla obavlja unaprijed. Razmislite o problemima sa kojima biste se susreli dok sa klijentom dogovarate obuhvat projekta, raspored ili troškove, a posao je već započeo i isporuke projekta se već izrađuju.

Razumijevanje projekata (1.0.P2)

Prije nego što naučite kako definirati posao, trebali biste biti načisto o definiciji samog projekta. To će se učiniti jasnijim adekvatnim formalnim tehnikama upravljanja projektom.

• 1.0.1 Što je projekt?
  • 1.0.1.1 Datumi početka i završetka projekta
• 1.0.2 Uloga voditelja projekta.

Određivanje veličine projekta (Mali, Srednji, Veliki) (1.0.P3)

Procesi korišteni za upravljanje vašim projektom trebaju biti skalabilni na osnovu veličine projekta. Veliki projekti trebaju biti upravljani sa više strogosti i strukture nego mali projekti.

TenStep proces sadrži specifične smjernice kako upravljati projektom na osnovu veličine. Ali, prvo morate kategorizirati vaš projekt kao veliki, srednji ili mali. U nekim poduzećima projekt od šest mjeseci i 10.000 sati će biti smatran velikim. U drugim organizacijama, ovaj isti projekt biti će smatran malim. TenStep proces uključuje neke smjernice, ali svaka organizacija bi trebala odrediti smjernice koje imaju smisla za nju. Pogledajte 1.0.3 Određivanje veličine projekta (Mali, Srednji, Veliki) za više informacija.

Nakon što ste pregledali prethodne informacije, prođite kroz informacije o definiranju vašeg projekta.

1.1 Definiranje posla / Proces

1.2 Definiranje posla / Tehnike

1.3 Definiranje posla / Kratke napomene