PMOStep

PMOStep ured za upravljanje projektima – Kratki osvrt

PMOStep sadrži okvir za pomoć u uspostavljanju ureda za upravljanje projektima (PMO) i određuje proizvode i usluge koje će PMO nuditi. Jednom kada je PMO ured uspostavljen, postoji opis cjelovitog koncepta za razvoj procesa upravljanja projektima unutar organizacije.

Opći PMOStep model je kako slijedi:

Definicija
Proces definicije je prvo napravljen. Postoji mnogo vrsta PMO ureda, stoga vi morate prvo proći kroz proces kako bi odredili koji tip PMO ureda ima najviše smisla za vašu organizaciju. Ako imate postojeći PMO ured, ali se on muči, ovo bi također trebalo biti mjesto za ponovnu posjetu. Često puta, PMO se isprazni sa ambicioznim idejama što bi oni trebali raditi, iako njegovi klijenti i sponzori nisu nikada potvrdili pretpostavke koje leže ispod.

Uloge
Uspješni PMO ured se oslanja na ljude koji izvode jednu ili više uloga. Uloge su korisne za osiguranje da članovi PMO ureda razumiju što se od njih očekuje. Uloge također mogu osigurati da su sve obaveze i odgovornosti PMO ureda pokrivene.

Implementacija
Postizanje da vaša organizacija bude bolja u upravljanju projektima zahtjeva više od same obuke. Kada god promijenite način na koji ljudi rade svoj posao, ustanoviti ćete neku razinu otpora. Zbog toga, vi trebate koristiti tehnike koje olakšavaju upravljanje promjenama organizacije. Ova sekcija sadrži cjeloviti pristup za implementaciju metodologije upravljanja projektima unutar vaše organizacije.

Izvješćivanje
Jedna usluga koja je tipično povezana sa PMO uredom je uobičajeno, sažeto izvješćivanje o stanju svih projekata koji se izvršavaju unutar organizacije u tom vremenu. Ova usluga se može proširiti na čuvanje metrike povijesnih projekata kako biste mogli pratiti koliko se uspješno projekti izvršavaju tokom vremena. Moguće je, činjenično, da glavna svrha vašeg PMO ureda bude omogućavanje ovog tipa konsolidiranog izvješćivanja, premda većina PMO ureda ima druge odgovornosti kao dodatak ovome.

Upravljanje metodologijama
Procesi, predlošci, obuke, itd. koje čine metodologiju su neke specifične isporuke koje su proizvedene kao dio ovog „proizvoda“. Ove isporuke i proizvod općenito, trebaju biti održavani i unaprijeđeni tokom vremena.

Obuka
Obuka je jedna od premijernih usluga koju PMO ured nudi. Činjenično, u mnogim organizacijama, primarna uloga PMO ureda je nuđenje obuke za upravljanje projektima kadrovima. Ako imate resurse i ako vaši voditelji projekata imaju potrebu, vi ćete htjeti uspostaviti zajedničke razrede za izradu sveobuhvatnih nastavnih programa. Nastavni program može uključivati interne razrede, razrede za isporučitelje, obuku na bazi računala, itd.

Trening
Trening se odnosi na rad sa pojedinim voditeljima projekata ili projektnim timovima za prijenos znanja i učenje novih vještina. Trening je različit od obuke u tome što trening implicira formalni učitelj-učenik odnos i formalne instrukcije. Trening je manje strukturiran i obično uključuje razgovor kroz situacije koje utječu na vježbenika i opisuju ili demonstriraju kako procesi i tehnike upravljanja projektom mogu pomoći.

Revizije projekata
Revizije projekata su za PMO ured jedan način za potvrđivanje da projektni timovi koriste prikladne procese upravljanja projektom.

Spremište
Jedan od poslovnih prijedloga za implementaciju uobičajenih procesa upravljanja projektima je mogućnost ponovnog korištenja procesa, procedura, predložaka, itd. Ako voditelji projekata žele vidjeti da li možda već postoje materijali koji im mogu pomoći, oni ne očekuju da moraju kontaktirati svakog drugog voditelja projekta. Za olakšavanje procesa i ponovnog korištenja dokumenata, PMO ured treba uspostaviti i upravljati spremištem dokumenata.

Metrike
PMO mora prikupljati metrike koje prikazuju koliko je PMO učinkovit u isporučivanju usluga i koliko dobro organizacija usvaja nove procese.

Ocjenjivanje organizacije
PMO ured bi trebao promatrati organizaciju na periodičnoj osnovi i izvoditi ocjenjivanje koliko dobro procesi upravljanja projektom postaju integrirani u radnu rutinu. Ovo ocjenjivanje se uspoređuje sa prijašnjim ocjenjivanjem kako bi se dobio osjećaj o učinjenom napretku. Ova informacija je posebno interesantna sponzoru i drugim menadžment interesnim sudionicima koji žele razumjeti kako implementacija napreduje.

Druge odgovornosti
Postoje brojna druga opcijska područja gdje PMO ured može osigurati vrijednost. Ove usluge mogu biti inicirane bilo kada tokom procesa implementacije, ili mogu biti započete jednom kada je inicijalna implementacija dovršena i PMO ima zreliju ulogu podrške.

Više informacija možete dobiti na PMOStep