2.0 Izrada rasporeda i proračuna

(2.0.P1)

Raspored i proračun projekta su izrađeni zajedno sa odgovarajućom isporukom povelje projekta iz koraka 1.0. Raspored je ključni alat za osiguranje da projektni tim zna što treba činiti.

Proračun predstavlja raspoloživu količinu novaca za potrošnju na projektu. Ovisno o vašoj organizaciji i kako radite računovodstvo, proračun može sadržavati samo eksterne (vanjske) troškove projekta (ugovaratelji, hardware, software, materijal, itd.). Neke organizacije također uključuju interne (unutarnje) radnike u proračun.
Ove organizacije tipično imaju određeni tip procesa povrata duga za alokaciju internih troškova nazad prema klijentu ili odjelu klijenta.

Korak definiranje posla osigurava da imate sporazum sa sponzorom projekta o poslu koji bi trebao biti dovršen. U ovom koraku voditelj projekta određuje kako će posao biti dovršen. Ovisno o veličini projekta, moguće je koristiti software-ske alate ili možete pratiti aktivnosti u glavi.

Povezanost između rasporeda i proračuna (2.0.P2)

TenStep proces upravljanja projektima je uvijek povezivao raspored i proračun u jednu integriranu komponentu. Naravno, dva koncepta su različita. Raspored prikazuje potrebne aktivnosti za gradnju isporuka projekta. Proračun prikazuje koliko će novaca projekt zahtijevati.

TenStep proces razumije da su ta dva fundamentalna procesa ključ uspjeha projekta,
a u mnogim organizacijama oni predstavljaju dvije fundamentalne komponente uspjeha projekta – da li smo ispunili očekivanja za raspored i proračun? Ta dva elementa upravljanja projektom su obično povezana.

• Ako je projekt iza rasporeda on je općenito i iznad proračuna također.
• Ako je projekt iznad proračuna on obično ima trend prekoračenja krajnjeg roka također (Naravno postoje iznimke, ali ta dva elementa obično imaju zajednički trend).
• Ako imate pod procijenjenu količinu posla, vi ćete općenito imati pod procijenjena oba elementa i raspored i proračun.
• Primijenjeni sati angažmana na projekt od strane ljudskih resursa će utjecati i na raspored i na proračun.
• Oni su dva integrirana elementa sveobuhvatnog trostrukog ograničenja, koji povezuje raspored, proračun i obuhvat projekta. Ako se obuhvat projekta poveća
  (ili smanji) elementi rasporeda i proračuna se trebaju povećati (ili smanjiti) također.

Iskustva voditelja projekta obično prikazuju da su elementi rasporeda i proračuna jako povezani.

Povezanost između definiranja i planiranja posla (2.0.P3)

Primijetiti ćete da je definiranje posla u koraku 1 TenStep procesa i da je izrađivanje rasporeda  i proračuna u koraku 2. Kako god, to numeriranje ne povlači za sobom da su oni slijedni. Obično ćete ustanoviti da ne možete dovršiti povelju projekta bez da započnete sa izradom sveobuhvatnog rasporeda projekta. U mnogo slučajeva, ove dvije isporuke je potrebno raditi paralelno. Kako prikupljate informacije o obuhvatu i isporukama, trebati ćete započeti izradu sveobuhvatnog rasporeda kako bi mogli procijeniti angažman i trajanje. Kako pridobivate više informacija za definiciju, moći ćete imati detaljniji raspored. Kada su isporuke, obuhvat, pretpostavke i koncept dovršeni, trebali biste imati dovoljno informacija u rasporedu kako bi procijenili potreban proračun, angažman i trajanje – koji se koriste i za dovršenje povelje projekta.