Ten step you can manage

90.0 Zatvaranje projekta

(90.0.P1)

Kao što je važno formalno inicirati projekt, također je važno uspješno zatvoriti projekt. Vrijednost postojanja planiranog završetka projekta je u vrednovanju svih informacija i iskustva prikupljenih kroz projekt. Ako je rješenje implementirano i tim odmah raspušten, vi nemate priliku uspješno završiti izgubljene krajeve, napraviti evaluaciju kadrova, dokumentirati ključne spoznaje ili osigurati da su odgovarajuće isporuke prenesene u podršku. Naravno, projekt također može neuspješno završiti. Čak i u ovom slučaju, postoje ključne spoznaje, evaluacije tima i druge uspješno završene aktivnosti koje čine većinu onoga što je napravljeno na projektu.

Kada je izrađen raspored projekta, mislite o aktivnostima koje trebaju biti izvršene kako bi prikladno zatvorili projekt. Ove aktivnosti uključuju:

  • Održanje završnog sastanka projekta. Sastanak bi trebao biti održan sa projektnim timom, sponzorom i odgovarajućim interesnim sudionicima kako bi formalno zaključili projekt. Ovaj sastanak će uključivati rekapitulaciju projekta, dokumentiranje stvari koje su prošle dobro i stvari koje su prošle krivo, jakosti i slabosti projekta i procesa upravljanja projektom i preostale potrebne korake za okončanje projekta. Tehnike ili procesi koji posebno dobro rade ili posebno loše su identificirani kao ključne spoznaje projekta. Ako vaša organizacija ima način objave ili vrednovanja ovih ključnih spoznaja, one bi trebale biti poslane odgovarajućoj grupi (Ključne spoznaje za koje se čini da rade konzistentno na brojnim projektima u različitim okolnostima, mogu biti podignute na razinu najbolje prakse i biti korištene za sve slične projekte).
    Dnevni red završnog sastanka trebao bi se fokusirati na što je pretpostavljeno da će projekt ispuniti i što je projekt stvarno ispunio. Diskusija bi trebala voditi prema setu ključnih spoznaja koje opisuju što je prošlo dobro i što nije prošlo dobro.
    Dnevni red bi trebao biti kako slijedi:
    • Diskusija namjene sastanka
    • Razvoj temeljnih pravila (opcija)
    • Popis što je projekt trebao dostići
    • Opis što je projekt stvarno dostigao
    • Diskusija „zašto“ za bilo koje neusklađenosti između „trebalo napraviti“ i „stvarno napravljeno“
    • Suglasnost o setu naučenih lekcija za buduće projekte
    • Popisivanje  i dokumentiranje bilo kojih preostalih poslova zahtijevanih za zatvaranje projekta. To uključuje aktivnosti kao što su ove opisane ispod
  • Proglašenje uspjeha ili neuspjeha. Ponekad je očigledno da je projekt uspješno dovršen, a u drugim slučajevima je očigledno da je projekt potpuni neuspjeh. Kako god, u mnogim slučajevima, to su miješani rezultati. Na primjer, glavne isporuke mogu biti dovršene, ali je projekt prekoračio proračun. Ili, je projektni tim isporučio na vrijeme i unutar proračuna, ali rješenje ispunjava samo 80% poslovnih zahtjeva. Ključ proglašenja uspjeha je definiranje kriterija uspjeha unaprijed. Ako je postignut sporazum sa sponzorom i odgovarajućim funkcijskim rukovoditeljima o značenju uspjeha, projektni tim može biti evaluiran u odnosu na te kriterije. Projektni tim bi prvo trebao ocijeniti sebe u odnosu na te kriterije i zatim odnijeti preporuke sponzoru na potvrdu.
  • Tranzicija rješenja u podršku (ako je primjenljivo). Ako će rješenje egzistirati izvan projekta, ono bi trebalo biti preneseno u odgovarajuću organizaciju podrške. Tranzicija uključuje transfer znanja prema timu podrške, dovršenje i predaju sve dokumentacije, predaju popisa preostalog posla, itd.
  • Predaja datoteka projekta (ako je primjenljivo). Trebalo bi prodiskutirati sa organizacijom podrške kako bi se odredilo  koji bi materijali projekta i upravljanja projektom akumulirani tokom projekta trebali biti predani timu podrške. Na osnovu ovog sporazuma, neki materijali projekta mogu biti izbrisani ili uništeni, sigurno pohranjeni, arhivirani, itd. Ove datoteke i dokumenti potrebni od strane organizacije podrške bi im trebali biti predani kako bi ih oni pohranili u prikladne biblioteke ili mape.
  • Izvođenje pregleda performansi. Ako je projekt bio značajan, može biti prikladno napraviti pregled performansi nakon dovršenja projekta. U ovom slučaju, rukovoditelj voditelja projekta i sponzor projekta evaluiraju voditelja projekta. Voditelj projekta pregledava cijeli tim ili barem direktna izvješća (zatim direktna izvješća pregledavaju njihova direktna izvješća, sve dok nisu svi pokriveni). Ponekad je tim ocijenjen kao cjelina i zatim članovi tima koriste ocjenu tima kao ulazni podatak u osobne preglede performansi. Drugi puta, članovi tima mogu imati individualne preglede na osnovu samo njihovih individualnih performansi. Trebala bi postojati neka veza, kako god, između tima i individualnih performansi. Ne bi trebalo imati smisla da u slučaju neuspjeha projekta svi članovi projektnog tima imaju performanse kao da su uspješno napravili sve postavljene zadatke.
  • Ponovo pridruživanje preostalog projektnog tima. Bilo koji preostali članovi tima bi trebali biti ponovo pridruženi kada su sve završne aktivnosti dovršene. Za neke ljude, to može značiti kompletno nove projekte. Za ljude ugovaratelje, to može značiti kraj njihova pridruženja. Za ljude sa nepunim radnim vremenom, to može značiti povratak njihovim drugim ulogama sa punim radnim vremenom. Neki članovi tima mogu biti prebačeni u organizaciju podrške kako bi nastavili raditi na ovom istom rješenju.

Odgovornost je voditelja projekta da izradi i postavi aktivnosti zatvaranja projekta u raspored projekta. To bi trebalo biti promatrano kao vitalni dio projekta, a ne kao zakašnjela misao nakon raspuštanja tima. Projekt se ne smatra dovršenim sve dok se ne izvedu završne aktivnosti – baš kao što ne bi bio dovršen bez dovršetka aktivnosti implementacije.

Zatvaranje ugovora (90.0.P2)

Vaš projekt može zahtijevati asistenciju isporučitelja za ljude, hardware, software, dobave, itd. Općenito govoreći, ovi projektno-specifični ugovori bi trebali biti zatvoreni kao dio zatvaranja projekta. Naravno, neki ugovori su širi od vašeg projekta i oni će ostati otvoreni. Vi možete na primjer imati otvoreni ugovor sa konzultantskim poduzećem i možete imati otvoreni Iskaz o poslu za specifične usluge koje su korištene na vašem projektu. U tom slučaju, opći ugovor će ostati otvoren, ali specifični Iskaz o poslu će biti zatvoren. Također je vrlo vjerojatno da neće sve fakture biti plaćene ( ili čak i podnesene) kada projekt službeno završi. Kako god, voditelj projekta ili odgovarajući administrator ugovora bi trebao biti odgovoran za zatvaranje ovih projektno specifičnih ugovora nakon što su svi neplaćeni računi podmireni.

Zatvaranje ugovora uključuje verifikaciju proizvoda čime se potvrđuje da je posao napravljen i administrativno zatvaranje odnosno ažuriranje svih zapisa ugovora. Zatvaranje ugovora je veoma važno i uključuje sami ugovor i drugu relevantnu dokumentaciju kao što su izvješća o napretku, financijske zapise, fakture i zapise o plaćanju. To se često drži u datoteci ugovora, koja bi trebala biti dio kompletne datoteke projekta. Ugovorna dokumentacija je također važna ako bi se inicirala revizija nabave. Takva revizija je strukturirani pregled procesa nabave od planiranja nabave do administracije ugovora. Namjena revizije je identifikacija uspjeha i neuspjeha koji jamče transfer u druge stavke nabave na trenutnom projektu ili budućim projektima.

Nivas info@nivas.hr
Nivas.hr | Uploading 24/7
Interactive Design & Development
Ladislava Štritofa 1
Zagreb 10000 Croatia
Work 385-(0)1 | 2320-541